「その人に聞かないと分からない」を整理する。
この記事は、AI応援団が扱う業務をもとにした一般的な活用例です。特定のお客様への導入実績や、時間短縮などの成果を示すものではありません。
手順はあるけれど、保管先が分からない。説明する人によって言い方が違う。こうした場面では、まず資料と問い合わせ内容をまとめる方法が考えられます。
AIを使う前に、手順の材料をそろえます。
- よく聞かれる作業を一つ選びます。
- 現在の手順書、メモ、担当者の説明を集めます。
- 古い情報と、いま使う正しい情報を分けます。
- 手順、注意点、判断に迷ったときの確認先をまとめます。
確認できる情報だけを案内します。
整理した手順を、項目ごとに探せる形や、質問に応じて参照できる形にします。AIで回答する場合は、どの資料にもとづく案内か確かめられるようにします。
資料にないことを推測で答えず、担当者への確認につなぐ流れを用意します。見ることができる人の範囲も確認します。
使い続けるための確認
- 手順が変わったとき、誰が更新するか。
- 古い案内が残っていないか。
- 重要な作業や安全に関わる判断は、誰に確認するか。
- 質問した人が、必要な手順へたどり着けたか。
最初は一つの仕事で試し、答えられなかった質問や迷った箇所を、資料を直す材料にします。
手順の整理と、使い方の共有まで。
何度も説明している作業や、引き継ぎで困ることを教えてください。