日報・転記・確認待ちを、仕事の流れから減らす。

図で見る、進め方と確認すること

何を変えるか、最初に整理します。

業務の中で時間がかかる箇所と、間違えたくない箇所を分けて確認します。担当者、情報の受け渡し、使う道具を整理し、AIを使う範囲と人が判断する範囲を決めます。

入力する前と、入力した後も見直します。

作業の手間は、文章を書く時間だけではありません。情報を探す、同じ内容を転記する、確認を待つ。そうした前後の流れまで確認します。

• 手書きのメモを、あとからパソコンへ入力している。
• 日報の書き方が人によって違い、読む側も整理に時間がかかる。
• 手順が担当者の頭の中にあり、引き継ぎのたびに説明している。
• ChatGPTを試したものの、毎回どう指示すればよいか迷う。

たとえば、このように整えます。

日報・報告書の下書き

音声や短いメモを材料に、決めた項目へ整理します。日付、作業内容、気づいたこと、次に行うことなど、仕事に合った書式を決めます。

業務マニュアルの整理

既存の資料や担当者への聞き取りをもとに、手順、注意点、確認先をまとめます。情報の更新担当も決め、使い続けられる形を考えます。

資料作成・ChatGPT活用

説明したい内容を整理し、提案資料の構成や図解の原案をつくります。繰り返す作業には、入力例と確認項目を用意します。

まずは、一つの作業で試します。

1. 対象の仕事を決めます。作業の頻度、使っている書式、困る場面を確認します。
2. 試作用の材料を用意します。個人情報や社外秘を含まないサンプルから始めます。
3. 下書きと操作の流れをつくります。元の情報を確認できるようにします。
4. 実際の担当者が試します。読み違い、入力漏れ、確認の手間を確かめます。
5. 利用範囲と運用を決めます。人が確認する箇所と、止まったときの対応を共有します。

お渡しするもの

ご依頼内容に合わせ、次の中から必要なものをお見積りに明記します。

• 今の作業と改善案をまとめた業務の流れ
• 入力用の書式、AIへの指示文、出力のひな形
• 合意した範囲の設定・自動化の仕組み
• 操作手順と、出力を確認するためのチェック項目
• 担当者・更新方法・困ったときの対応をまとめた運用メモ

確認が必要な仕事は、人の判断を残します。

AIは、聞き取った内容や数字を間違えることがあります。金額、取引先名、作業日、社外へ送る内容などは、元の情報と照らし合わせる手順を設けます。

使える情報の範囲や、外部サービスへ送ってよいデータも先に確認します。連携できるかどうかは、既存システムの機能や契約によって異なります。

専門家による判断が必要な内容や、間違いの影響が大きい処理は、自動化する範囲を慎重に決めます。

費用と、ご相談前に分かると助かること

料金は個別のお見積りです。初期構築、必要な場合の月額サポート、外部サービス利用料を分けてご案内します。

• 改善したい仕事と、その仕事を行う人数
• 現在使っている道具や書式
• どのくらいの頻度で行っているか
• 希望する時期と、ご予算が決まっていればその範囲

書類の現物は、最初のご相談では不要です。内容を伺ってから、安全に共有できる方法を相談します。

導入後の使い方も、一緒に考えます。

操作の説明や、社内で使い方をそろえる支援が必要な場合は、AI活用・定着サポートもご相談いただけます。

日報、手順書、転記など、今いちばん手間がかかっている仕事を聞かせてください。

相談方法を確認する