何をつくるか、先に伝えます。
AIに文章を頼むときは、使う場面が分かると指示を具体的にできます。社内の日報なのか、お客様への案内なのかで、必要な情報も書き方も変わります。
依頼に入れる四つのこと
- 目的：誰が読み、何を分かればよいか。
- 材料：文章に使ってよい事実や資料。
- 完成形：見出し、項目、長さ、文体。
- 確認のルール：不明な点は推測せず、確認事項として残す。
例えば、作業メモを日報にするなら。
以下は指示文の例です。業務や社内のルールに合わせて調整してください。
「次の作業メモを、社内の日報の下書きにしてください。見出しは『行ったこと』『気づいたこと』『次に行うこと』です。短い文章でまとめてください。メモにない事実は足さず、分からない箇所は『要確認』としてください。」
この指示に、共有してよい範囲のメモを添えます。取引先名や担当者名などを入力する必要がある場合は、その情報を使ってよいサービスか先に確認します。
よかった指示は、入力例と一緒に残す。
使いやすい下書きができたら、指示文だけでなく、どんな材料を渡したかも残しておきます。担当者が変わっても、入力する内容と確認する箇所が分かる形にします。
最後は、元の情報と照らし合わせる。
自然な文章でも、内容が正しいとは限りません。名前、日付、数量、完了・未完了の区別を確認してから使います。