元の情報を、すぐ見られるように。
AIで下書きをつくったら、材料にしたメモや資料が分かる状態で見直します。どこから出てきた情報か分からない内容は、そのまま使わず確認します。
仕事で使う前の確認項目
- 数字：日付、金額、数量、時間が元の資料と合っているか。
- 事実：実施したこと、決まったこと、未確定のことを区別できているか。
- 抜け：重要な注意点や、次に必要な対応が落ちていないか。
- 情報：社外秘や個人情報が、共有してはいけない相手向けの文章に入っていないか。
- 判断：専門知識や承認が必要な内容を、AIの回答だけで決めていないか。
確認する人を、先に決めておきます。
誰もが見たつもりにならないように、出力を確認する人を決めます。社外への送信、支払い、予約の確定など、結果に影響が出る操作は、実行前の確認を業務の中に組み込みます。
分からない内容は、確認待ちで残す。
文章を完成させるために、不明な箇所を埋める必要はありません。「要確認」と分かる形で残し、詳しい担当者や元の資料で確かめてから直します。
短いチェックリストで続けます。
毎回の注意点を長くするより、実際に間違いやすい項目を短くまとめます。使ってみて起きた修正を記録し、指示文や確認項目を見直します。